Time-management: meer halen uit de weinige tijd die je hebt

Time-management en mijn werk-privé balans. Vroeger was ik er goed in om alle ballen in de lucht te houden.

Sinds ik kleine kinderen heb, weet ik niet meer waar ik het vroeger druk mee had.

Herken je dat?

Er is nu ALTIJD wel iets dat mijn aandacht vraagt.

Ik was altijd een gestructureerd iemand. Het combineren van een drukke baan met mijn relatie, hobbies, een druk sociaal leven, een huishouden ging me best gemakkelijk af. Het zat wel snor met die werk-leven balans van mij.

Totdat ik mama werd.

Als er iets veranderd is, dan is het wel het gevoel dat er altijd brandjes te blussen zijn.

Er vragen heel veel dringende zaken, dingen die NU moeten gebeuren, mijn aandacht.

En ik merk dat als ik niet oppas, de dingen die op de lange termijn belangrijk zijn, de dingen waar ik heel veel energie van krijg, naar de achtergrond verschuiven.

Dates met mijn liefde bijvoorbeeld. Een keertje met vriendinnen afspreken. Een dagje voor mezelf. Leren, lezen. Uitgebreid koken. Op reis gaan.

Waar die werk-privé balans vroeger eigenlijk als vanzelf goed ging, is het nu noodzaak geworden om me er af en toe bewust mee bezig te houden.

HET VERSCHIL TUSSEN DRINGEND EN BELANGRIJK

Als er een boek is, waarvan ik vind dat je het moet lezen, is het deze klassieker van Stephen Covey (ik vind de puberversie hiervan trouwens veel leuker!

Afgezaagd misschien.

Maar ik vind de inzichten die Covey beschrijft over time-management en je werk-privé balans nog steeds een eye-opener. Hij nam ze min of meer over van oud-president Dwight Eisenhower, die al schreef: ‘the more important an item, the less likely it is urgent, and the more urgent an item, the less likely it is important’. 

Dat laatste stukje geldt niet helemaal voor moeders. Flessen, luiers, voetbalclubs, balletlessen en meer van dat soort gedoe, allemaal dringend en ook heel belangrijk. Maar deze quote bevat wel een belangrijk inzicht: ook de niet-dringende zaken zijn vaak superbelangrijk.

TIME-MANAGEMENT EN DE KWADRANTEN

Stephen en Dwight gingen ervan uit dat alle activiteiten in te delen zijn in een van deze vier kwadranten:

  1. Belangrijke én dringende zaken
  2. Belangrijke en niet dringende zaken
  3. Niet belangrijke en dringende zaken
  4. Niet belangrijke en niet dringende zaken

Kwadrant 1 en 3 zijn de dingen waar je direct op moet reageren. Of ja, moet? Is dat wel echt zo?

In kwadrant 1 bevindt zich bijvoorbeeld je baby die een flesje nodig heeft, het feit dat je morgen een deadline op je werk moet halen, je auto die het opgeeft. Wanneer kwadrant 1 te groot is, ervaar je meestal veel spanning. Je bent constant brandjes aan het blussen.

In kwadrant 3 bevinden zich dingen als ja zeggen op een etentje waar je eigenlijk helemaal geen zin in hebt of problemen van iemand proberen op te lossen waar je eigenlijk niets mee te maken hebt. Zaken die je veel stress opleveren. Dingen waar je wel heel veel aandacht aan besteed, maar die in werkelijk, voor jou niet belangrijk zijn.

Dan is er nog kwadrant 4. De niet belangrijke en niet dringende zaken. Tijdverspilling valt hieronder. Dingen doen zonder dat je er energie van krijgt. Uren zappen terwijl je eigenlijk niets leuks op tv ziet. Je telefoon nog maar een keer pakken en weer door je Instafeed heen lopen.

Kwadrant 2 daarentegen is het kwadrant waarin zich zaken bevinden als sporten, quality time met je kinderen, partner, vrienden, iets doen waar je echt door ontspant, plannen, doelen stellen. Dingen doen waar je echt energie van krijgt.

Je kunt dit hele verhaal vergelijken met een machine in een fabriek. De machine draait de hele dag productie. Eigenlijk moet hij worden stilgelegd voor onderhoud (niet dringend, wel belangrijk!). Maar goed, er is net een grote order binnen gekomen (dringend, belangrijk!). De order gaat op tijd de deur uit, iedereen tevreden. Maar na een aantal weken gaat de machine toch kapot (dringend, belangrijk!). Als de machine eerder onderhoud had gekregen, was het eindresultaat beter geweest. Teveel aandacht leggen bij kwadrant 1 (of in mindere mate bij 3 of 4), leidt tot roofbouw. Meer aandacht voor kwadrant 2 leidt op de langere termijn tot een beter resultaat.

EEN GOEDE WERK-PRIVÉ BALANS? FOCUS IS ALLES

Iedereen heeft activiteiten in alle kwadranten. De moraal van dit verhaal is zeker niet dat je alleen maar tijd in kwadrant 2 zou moeten doorbrengen.

Het gaat om de focus, om de balans.

Daarnaast heb je maar 24 uur in een dag. Op het moment dat je én kleine kindjes hebt, en een huishouden, en een relatie, en een sociaal leven, en een baan en ga zo maar door, moet je ergens keuzes maken.

Jij bent degene die die keuzes maakt. Jij creëert je eigen werk-leven balans.

Uiteindelijk heb jij het roer in handen en bepaal jij welke koers je leven opvaart.

IN 4 STAPPEN NAAR MEER UIT JE TIJD HALEN

Om meer uit je tijd te halen, moet je eerst wat tijd investeren. Deze 4 stappen kunnen je helpen om meer uit de 24 uur die je per dag hebt te halen:

1. Word je bewust van wat je doet op een dag

Pak je agenda erbij. Waarschijnlijk staan daar al allerlei activiteiten in. Maar je schrijft vast lang niet alles op. Probeer dit een week wel te doen. Ook al kost je dat wat tijd. Schrijf alles op: van douchen, opruimen, koken, spelen met je kinderen, boodschappen doen, taken op je werk tot op je telefoon hangen. ALLES.

Deel al die activiteiten nu in in kwadranten. Bijvoorbeeld door er kleurtjes aan te geven.

Staat het indelen in kwadranten je niet aan of vind je het te moeilijk? Dan kun je er ook voor kiezen om in te delen naar energie: welke activiteiten geven je energie, welke activiteiten geven je geen energie en welke activiteiten zijn min of meer neutraal.

2. De rollen die je hebt

Schrijf nu alle rollen die je hebt op in volgorde van belangrijkheid: moeder, partner, dochter, vriendin, werknemer, zus etc.

3. Doelen stellen

Schrijf nu per rol op welke doelen je de komende week of maand wilt verwezenlijken. Let erop dat een deel van die doelen niet dringend is (kwadrant 2 dus!).

4. Plan maken

Pak je agenda nu weer erbij en ga schuiven. Als je het al ontzettend druk hebt, dan is het vaak het gemakkelijkst om eerst uit kwadrant 3 en 4 te gaan schrappen. Dingen waar je ‘ja’ tegen hebt gezegd en waar je eigenlijk ‘nee’ tegen wilt zeggen en dingen waar je echt niets aan hebt.

Vul nu vaste blokken in voor de komende week, aan de hand van de doelen die je net gesteld hebt.

Misschien lukt het niet helemaal om je planning vast te houden. Geen probleem. Volgende week beter. Het gaat erom dat je kritisch naar je tijd kijkt. Balans zoekt. Leert welke ballen jij in de lucht wilt houden. En die werk-privé balans beetje bij beetje (terug) vindt.

BONUS: JIJ ALS OMA EN DUIDELIJK KRIJGEN WELKE BALLEN JE IN DE LUCHT WILT HOUDEN

Ben je de richting in je leven een beetje kwijt? Heb je heel veel ballen in de lucht te houden en heb je het gevoel dat je ze niet allemaal in de lucht kunt houden?

Dan kan het helpen om een flash-forward te doen: stel we bevinden ons in het jaar 2070 (wat klinkt dat bizar..). Jij bent ergens in de 70, 80, misschien 90. Je zit in een lekkere, comfortabele stoel met een grote cappuccino voor je. Je overdenkt je leven. Welke rollen heb je vervuld? Waar ben je trots op? Wat heeft je gelukkig gemaakt? Hoe wil je dat mensen zich jou herinneren?

Als je deze flash-forward serieus uitvoert, bijvoorbeeld door je gedachten op te schrijven en er voldoende tijd voor uit te trekken (meteen iets om in je agenda te zetten!), helpt je dat je normen, waarden en doelen duidelijk te krijgen. Het wordt duidelijk wat belangrijk voor je is, wat je lange termijn visie in het leven is.

En vraag je vervolgens af: waar moet je NU actie ondernemen om daar te komen waar je later wilt zijn? Welke kleine of grote stappen moet je zetten om het leven te leiden waar  je je goed bij voelt, om een goede werk-privé balans te creëeren, om de ballen die jij in de lucht wilt houden in de lucht te houden?

Heb jij ook altijd het gevoel dat je te weinig tijd hebt? Deel in the comments below.

MomUp!

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.